Fietsplan rekenvoorbeeld voor bedrijven

Wil jij met jouw organisatie het fietsplan introduceren? Goed bezig! Hoe het fietsplan precies werkt in combinatie met de werkkostenregeling (WKR) hebben we voor je uitgelegd op deze pagina aan de hand van een rekenvoorbeeld. 

WKR uitgangspunten 2023
Voor 2023 is de vrije ruimte over het fiscaal loon tot en met 400.000 euro vastgesteld op 3% door de Belastingdienst. Bij een loonsom hoger dan dit bedrag, mag je als organisatie 1,8% vrij besteden. Maar let op, wanneer je over de vrije ruimte heen gaat, betaal je 80% belasting.

Vrije ruimte berekenen

Stap 1 - de loonsom en vrije bestedingsruimte bepalen

Bouwbedrijf Klaas BV heeft 99 medewerkers en een totale loonsom van €3.000.000. Binnen de WKR mag Klaas BV in 2023 over dit bedrag 1,8% vrij besteden. 

Je berekent de vrije ruimte als volgt: € 3.000.000 x 1,8% = € 54.000.

Stap 2 - Budget voor het fietsplan bepalen

Klaas BV wil iedere werknemer één keer in de drie jaar een nieuwe fiets aanbieden op kosten van de zaak. Daarnaast geven ze jaarlijks iedere werknemer een kerstpakket. Ze besluiten daarom om slechts € 27.720 van de vrije ruimte voor een fietsregeling te reserveren. Dit betekent dat iedere werknemer eens per drie jaar de volgende vergoeding voor een fiets ontvangt:

€ 27.720 / 33 = € 840 per werknemer per drie jaar

Budget voor fietsplan bepalen
Aanschafwaarde binnen de vrije ruimte

Aanschafwaarde binnen de vrije ruimte

Bij een fiets met een aanschafprijs van maximaal € 840 incl. btw kan Klaas BV de fiets compleet vergoeden binnen zijn vrije ruimte en betaalt dus geen eindheffing. De medewerker kan in dit geval de fiets zelf aanschaffen en het bedrag later declareren bij Klaas BV of de medewerker laat de fiets rechtstreeks factureren aan de werkgever.

Aanschafwaarde buiten de vrije ruimte

Heeft de medewerker een fiets van € 899 op het oog? Dat betekent dat de vrije ruimte met € 59 wordt overschreden, er moet dan een eindheffing van 80% betaald worden over deze € 59. De totale extra kosten zijn dan: € 59 + 80% = € 106,20. Het bedrag van € 106,20 wordt betaald door de werkgever of kan verrekend worden met de werknemer. Dit mag de werkgever zelf bepalen. 

De kans is natuurlijk groot dat een andere werknemer een fiets koopt die goedkoper is. In dat geval kun je de bedragen tegen elkaar wegstrepen. Zolang het totaalbedrag van de vrije ruimte niet overschrijdt. 

Aanschafwaarde boven de vrije ruimte
Korting

Hoe zit het dan met korting?

Een eventuele bedongen korting mag worden doorgegeven aan de medewerkers. Dus stel een fiets kost € 950, maar bij inkoop van 30 stuks ontvangt Klaas BV € 1.500 korting. Dan is een fiets per stuk € 900 en kan € 50 eigen bijdrage van de medewerker gevraagd worden. Zo profiteren beide partijen van optimaal voordeel.